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Warum ein gutes Onboarding in der Kita entscheidend ist?

Kita-Job Agentur
vor 2 Tagen
3 Min. Lesezeit

Das "Problem" in den Kitas ist nicht der Fachkräftemangel

Von Willkommenskultur, Missverständnissen und einer großen Chance

Der Fachkräftemangel in deutschen Kitas ist real. Viele Einrichtungen setzen inzwischen auf die Einstellung internationaler, ausgebildeter pädagogischer Fachkräfte. Doch so sehr diese Kollegen und Kolleginnen gebraucht werden, so groß ist oft auch die Enttäuschung auf beiden Seiten nach einigen Monaten: Missverständnisse, Unsicherheit, Überforderung, Distanz im Team oder gar die Entscheidung, den Job wieder zu kündigen.

Die gute Nachricht: Die allermeisten dieser Herausforderungen haben weniger mit "kulturellen Unterschieden" zu tun, sondern mit einem zentralen Prozess, der in vielen Kitas vernachlässigt wird: dem strukturierten Onboarding.

5 typische Fehler beim Onboarding in der Kita

1. "Wird sich schon einfinden"

In der Praxis fehlt häufig eine klare Zuständigkeit für die Einarbeitung. Neue Mitarbeitende erhalten keinen strukturierten Ablaufplan, sondern sollen sich "nebenher" orientieren. Für Fachkräfte, die mit anderen Erwartungen aus ihrer Ausbildung kommen, ist das besonders frustrierend. Sie wissen oft nicht, ob sie selbstständig handeln dürfen, ob sie etwas falsch machen oder ob ihre Zurückhaltung als mangelndes Engagement ausgelegt wird.

2. Keine Übertragung von Verantwortung

Viele neue Mitarbeitende, insbesondere aus dem Ausland, wollen zeigen, was sie können. Werden sie über Wochen nur zum Beobachten oder für Routinetätigkeiten eingeteilt, entsteht schnell der Eindruck, nicht gebraucht oder nicht ernst genommen zu werden. Dabei bieten gerade internationale Fachkräfte häufig wertvolle Impulse und bringen neue Sichtweisen mit. Wenn man ihnen frühzeitig passende Aufgaben anvertraut, fühlen sie sich gesehen und integriert.

3. Fehlendes Feedback

Ohne Rückmeldung fehlt die Orientierung: "Mache ich es richtig? Passe ich hierher?". Das gilt besonders für Pädagogen und Pädagoginnen, die in einem neuen Land mit neuer Sprache arbeiten. Konstruktives, wertschätzendes Feedback gibt Sicherheit. Gerade wenn Unsicherheiten in der Kommunikation bestehen, ist es wichtig, regelmäßig Rückmeldung zu geben – auch über das, was gut läuft. Nur so entsteht ein Lernprozess in beide Richtungen.

4. Kein Mentoring

Neue pädagogische Fachkräfte brauchen eine feste Bezugsperson im Alltag. Ohne diese Anlaufstelle werden aus kleinen Unsicherheiten schnell große Irritationen. Besonders internationale Fachkräfte zögern oft aus Respekt oder Unsicherheit, Fragen zu stellen. Ein aktives Mentoring-Programm mit klaren Rollen, Zielen und Gesprächsphasen kann Unsicherheiten abbauen und Integration fördern. Wichtig ist: Mentor und Mentorinnen benötigen ebenfalls Unterstützung in ihrer Rolle, um nicht überfordert zu werden.

5. Ignorierte Teamdynamik

Onboarding betrifft nicht nur die neue Fachkraft, sondern das gesamte Team. Wenn die Einbindung nicht bewusst gestaltet wird, entstehen Grüppchenbildung oder unterschwellige Spannungen – gerade dann, wenn Sprachbarrieren oder unterschiedliche Arbeitsweisen aufeinandertreffen. Oft höre ich von Leitungskräften: "Im Team ist plötzlich Unruhe" – dabei ist diese Unruhe ein Zeichen fehlender gemeinsamer Reflexion. Ein starkes Team braucht Offenheit für Vielfalt – und Zeit für Dialog.

3 zentrale Bausteine für gelungenes Onboarding (mit Praxisbezug)

1. Struktur und Transparenz von Anfang an

Ein guter Onboarding-Prozess beginnt vor dem ersten Arbeitstag. Mit einem Willkommensbrief, einem klaren Ablaufplan für die erste Woche, einer vorbereiteten Begrüßungsmappe und klarer Aufgabenverteilung. Besonders ausländische Fachkräfte schätzen es, wenn sie wissen, was sie erwartet.

2. Reflexion und Feedback verankern

Regelmäßige Gespräche (nach 2 Wochen, 1 Monat, 3 Monaten) geben Orientierung und zeigen Wertschätzung. In meinen Beratungen erlebe ich immer wieder, dass ausländische pädagogische Fachkräfte diese Gespräche sogar vorbereiten möchten, wenn sie Vorlagen erhalten. Das zeigt, wie sehr sie sich integrieren möchten – sie brauchen nur die Struktur dafür.

3. Mentoring statt Alleinlassen

Eine Mentorin oder ein Mentor als direkte Ansprechperson ist Gold wert. In Kitas, in denen dieses System aktiv gelebt wird, berichten mir internationale Fachkräfte von einem deutlich sichereren Start und schnellerem Ankommen. Ein kurzes, festgelegtes Mentor-Mentee-Programm mit klaren Zielen ist dabei effektiver als informelle Hilfe "nach Bedarf".

Unser Tipp aus der Praxis:

Verstehen beginnt mit Struktur.

Wenn wir internationale Fachkräfte gewinnen wollen, müssen wir ihnen nicht nur Jobs anbieten, sondern echte Orientierung. Onboarding ist kein Extra, sondern ein Fundament für gelungene Teamarbeit und nachhaltige Personalbindung.

Mit meinem digitalen "Onboarding-Kit für Kita-Leitungen" erhalten Sie eine sofort einsetzbare Sammlung an Vorlagen, Plänen, Reflexionsbögen und Feedback-Leitfäden – erprobt in der Praxis und besonders geeignet für Teams mit internationalen pädagogische Fachkräften.

Denn wer gut ankommt, bleibt.

Was das Onboarding-Kit beinhaltet:

✔️ Checklisten für die Vorbereitung des ersten Arbeitstags
✔️ Vorlagen für Willkommens-E-Mails an Team, Eltern und neue Mitarbeitende
✔️ Strukturierte Ablaufpläne für die erste Woche
✔️ Steckbrief- und Vorstellungshilfen für neue Fachkräfte
✔️ Reflexionsbögen für Mitarbeiter:in und Leitung (nach 4 Wochen, 3 Monaten, Probezeitende)
✔️ Gesprächsleitfäden für Feedback- und Probezeitgespräche
✔️ Mentoren-Leitfaden und ausfüllbare Mentor-Mentee-Vereinbarung